Importador de turnos

¿Necesitas programar turnos para varios colaboradores de una sola vez? El Importador de Turnos te permite cargar, y ahora también eliminar, turnos desde una plantilla, validar la información antes de aplicar los cambios y evitar errores manuales en la planificación.

Esta funcionalidad está disponible desde el el portal de gestión de personas.

✅ En este tutorial aprenderás a:

✔️ Descargar y completar correctamente la plantilla de importación. 

✔️ Elegir el método de carga adecuado según tu situación. 

✔️ Interpretar el resumen de validación y corregir alertas. 

✔️ Eliminar turnos de forma masiva directamente desde la plantilla.

Paso 1: Descarga la plantilla de carga

Ingresa al Importador de Turnos desde GdP y completa los filtros de búsqueda:

1️⃣ Selecciona la fecha de inicio y la fecha de término del período a programar. 

2️⃣ Especifica las unidades y el puesto correspondiente. 

3️⃣ Haz clic en Descargar plantilla.

El archivo descargado ya incluye los datos de tus colaboradores y un instructivo dentro del mismo archivo con las indicaciones para completarlo correctamente.

4️⃣ Abre la plantilla y completa los turnos en la hoja "Plantilla importador", siguiendo las instrucciones del instructivo.

⚠️ Importante: Siempre descarga una plantilla nueva para cada importación. Reutilizar plantillas anteriores puede generar errores en la planilla de turnos.

Paso 2: Selecciona el método de carga y sube la plantilla

Una vez completada la plantilla, selecciona el método de carga según lo que necesitas hacer:

✔️ Importar Nuevos Turnos: Agrega solo los turnos nuevos que aún no están registrados. Los turnos existentes no se ven afectados.

✔️ Importar y Reemplazar: Reemplaza todos los turnos existentes del período con los datos del archivo. Usa este modo cuando necesites sobreescribir la programación o cuando vayas a eliminar turnos.

⚠️ Atención: Con "Importar y Reemplazar", los turnos ya cargados para el período y colaboradores del archivo serán reemplazados. Revisa tu plantilla antes de subir.

Selecciona el método, carga el archivo y haz clic en continuar.

Paso 3: Revisa la validación y finaliza

Antes de aplicar los cambios, rFlex realiza una validación automática. En pantalla verás un resumen dividido en dos secciones:

✔️ Turnos no cargados: Detalla los turnos que no pudieron procesarse y el motivo de cada uno —por ejemplo, topes de horarios, turnos invertidos o colaboradores inexistentes. Si hay errores que necesites corregir, ajusta la plantilla y vuelve a cargar.

✔️ Turnos cargados: Muestra los turnos procesados exitosamente. Puede incluir notas informativas sobre situaciones que no impiden la carga, como ausentismos registrados.

Una vez que revisaste el resumen y todo está correcto, haz clic en Finalizar.

✅ ¡Listo! Los turnos quedarán reflejados en la planilla de cada colaborador.

▶️ Mira el video a continuación para conocer el paso a paso completo y aprender cómo usar correctamente el Importador de Turnos.

? Nueva funcionalidad: Eliminar turnos desde la plantilla

El Importador de Turnos ahora te permite liberar turnos existentes directamente desde la plantilla, sin necesidad de eliminarlos uno por uno desde la planilla de turnos. Ideal para limpiar programaciones, corregir errores masivos o reorganizar turnos de un período completo.

⚠️ Importante: Esta funcionalidad opera únicamente con el modo "Importar y Reemplazar" seleccionado en el Paso 2.

¿Cómo funciona?

En la hoja "Plantilla importador", cada celda amarilla corresponde a un día específico para un colaborador. Para liberar un turno, ingresa el valor 1 en esa celda —el 1 representa el tipo "Libre" en rFlex.

Puedes combinar múltiples valores separados por coma (,) para gestionar varios turnos en el mismo día.

Instrucciones paso a paso

1️⃣ Descarga una plantilla nueva desde el importador (siempre nueva; nunca reutilices plantillas anteriores).

2️⃣ En la hoja "Plantilla importador", identifica el día y el colaborador donde quieres liberar el turno.

3️⃣ En la celda correspondiente (marcada en amarillo), ingresa los valores según lo que necesitas:

✔️ Liberar un turno → ingresa: 1 

✔️ Liberar dos turnos en el mismo día → ingresa: 1,1 

✔️ Liberar un turno y mantener o agregar otro → ingresa: 1,3 (o 3,1 — el orden no importa) 

✔️ Liberar dos turnos y mantener o agregar otro → ingresa: 1,1,3

4️⃣ Carga el archivo con la opción "Importar y Reemplazar" seleccionada y revisa el resumen de validación antes de finalizar.

Ejemplos de uso

Caso 1 — Eliminar un turno → 1

✔️ El colaborador tiene 1 turno activo → se libera ese turno. 

✔️ El colaborador tiene 2 turnos activos → se libera el más temprano según horario. 

✔️ El colaborador no tiene turnos → rFlex muestra una alerta indicando que el turno ya está libre.

Caso 2 — Eliminar dos turnos en el mismo día → 1,1

✔️ 2 turnos activos (ej: mañana y noche) → se liberan ambos. 

✔️ 3 turnos activos (ej: mañana, mañana-día, noche) → se liberan los dos más tempranos por horario. 

✔️ 1 turno activo → se libera ese turno y rFlex alerta que el segundo ya estaba libre. 

✔️ Sin turnos → rFlex alerta que ambos ya están libres.

Caso 3 — Eliminar un turno y mantener o agregar otro → 1,3 o 3,1

(El orden no afecta el resultado)

✔️ 2 turnos activos (ej: mañana y noche) → se libera el de mañana; el de noche se mantiene o reemplaza con el tipo indicado (3). 

✔️ 1 turno activo (ej: noche) → rFlex alerta que el primero ya está libre; el de noche se mantiene o reemplaza. 

✔️ Sin turnos → rFlex alerta que el primero ya está libre; se crea el nuevo turno del tipo indicado (3).

Caso 4 — Eliminar dos turnos y mantener o agregar otro → 1,1,3

✔️ 3 turnos activos (ej: mañana, mañana-día, noche) → se liberan los dos primeros; el de noche se mantiene o reemplaza. 

✔️ 4 turnos activos (ej: mañana, día, tarde, noche) → se liberan mañana y día; el de noche se reemplaza; el de tarde queda intacto. 

✔️ 2 turnos activos (ej: mañana y día) → se liberan ambos y se crea el turno del tipo indicado (3). 

✔️ Sin turnos → se crea directamente el nuevo turno del tipo indicado (3).

Lógica que debes tener clara
✔️ Cada 1 libera un turno existente, comenzando siempre por el más temprano según horario. 
✔️ Los IDs de otros tipos de turno se cargan o mantienen; su posición en la celda no altera el resultado. 
✔️ Puedes combinar múltiples valores separados por coma: 1,1,3, 1,2,3, etc. 
✔️ El orden entre valores que no son 1 tampoco cambia el resultado final.

⚠️ Antes de finalizar, recuerda:

✔️ La eliminación de turnos solo funciona con el modo "Importar y Reemplazar" activo. 

✔️ Siempre descarga una plantilla nueva para cada importación; nunca reutilices plantillas anteriores. 

✔️ Solo modifica las celdas marcadas en amarillo en la plantilla. 

✔️ Revisa el resumen de validación antes de hacer clic en Finalizar y corrige cualquier alerta si es necesario.

✅ ¡Listo! Con estas herramientas ya puedes gestionar la programación masiva de tus colaboradores de forma completa: cargar, reemplazar y liberar turnos, todo desde la misma plantilla.

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